Hướng dẫn quy trình làm xuất nhập khẩu tổng quan – cô đọng nhất

Hướng dẫn làm thủ tục Nhập khẩu 

Nhập khẩu bao gồm rất nhiều loại hình khác nhau (tạm nhập tái xuất, gia công, mua bán đối lưu, …) tuy nhiên bài viết dưới đây sẽ chỉ đề cập đến loại hình phổ biến nhất là nhập kinh doanh.

Nhập kinh doanh nghĩa là bạn sẽ nhập thành phẩm về để buôn bán, kinh doanh trong nước hoặc nhập nguyên liệu về để sản xuất. Tương ứng với 2 kiểu nhập kinh doanh này sẽ có 2 mã loại hình tương ứng là A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng) và A12 (Nhập kinh doanh sản xuất).

Các bước để nhập khẩu một lô hàng:

Bước 1: Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu

Để đảm bảo hàng hóa có thể lưu thông được ở thị trường trong nước, các mặt hàng nhập khẩu đều phải có sự chọn lọc kỹ lưỡng. Cần kiểm tra xem hàng hóa có thuộc một trong số những loại sau hay không:

• Hàng cấm nhập khẩu: Nếu hàng của bạn nằm trong danh mục hàng cấm nhập khẩu theo quy định của nhà nước thì đương nhiên bạn không thể nhập khẩu về để tránh những rắc rối sau này. (Danh mục hàng cấm nhập khẩu và phải xin giấy phép, bạn có thể tra cứu tại: Nghị định 69/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý ngoại thương.)
• Hàng phải xin giấy phép nhập khẩu: Với những mặt hàng này, muốn nhập về bạn phải xin giấy phép của bộ quản lý mặt hàng đó. Vì thủ tục xin giấy phép cũng khá phức tạp, do đó nếu bạn có khả năng xin được thì hãy nghĩ đến việc nhập về, nếu không sẽ rất mất thời gian.
• Hàng cần công bố hợp chuẩn, hợp quy: đối với những mặt hàng này thì trước khi hàng về đến cảng bạn phải tiến hành công bố. Thông thường những hàng hóa thuộc nhóm 2 (có khả năng gây mất an toàn) sẽ phải làm thủ tục này.
• Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: với những hàng này thì việc kiểm tra sẽ được tiến hành sau khi tàu cập cảng. Hiện nay, không có một danh sách tổng hợp các mặt hàng cần tiến hành kiểm tra chuyên ngành, mà tùy thuộc vào quy định của từng bộ ngành quản lý mặt hàng đó.

Bước này là bước đầu tiên và cũng là bước rất quan trọng mà bạn cần phải hết sức lưu ý. Việc xác định đúng chính sách mặt hàng ngay từ đầu sẽ giúp bạn lên kế hoạch nhập hàng về đúng như dự kiến, không phát sinh vấn đề sau này.

Bước 2: Tìm nhà cung cấp

Làm thế nào để bạn có thể tìm được nhà cung cấp? IMEXNEWS sẽ chỉ ra cho bạn một số nguồn sau đây:

• Các sàn thương mại điện tử: 1688, Alibaba, Taobao, …
• Mối quan hệ bạn có
• Hội chợ thương mại, Phòng Thương mại, …

Vấn đề không phải ở việc bạn tìm nhà cung cấp ở đâu, mà vấn đề là ở chỗ bạn xác minh độ uy tín của nhà cung cấp đó như thế nào. Hiện nay, có rất nhiều công ty ảo trên thực tế và để xác minh, bạn có nhiều cách khác nhau, nhưng lời khuyên của mình là, nếu bạn có cơ hội, hãy đến tận xưởng của họ để biết xem công ty đó và sản phẩm đó là có thật hay không.

Bước 3: Đặt hàng

Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất, bạn sẽ tiến hành đặt hàng. Đơn đặt hàng thông thường sẽ được gửi qua email. Trong đơn đặt hàng cần ghi rõ các nội dung sau:

• Thông tin chi tiết đầy đủ về bên bán.
• Thông tin chi tiết đầy đủ về bên mua.
• Thông tin chi tiết hàng hóa (Tên hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền, chất lượng, mẫu mã…).
• Điều kiện và phương thức thanh toán.

Bước 4: Ký kết hợp đồng ngoại thương, thanh toán và thuê tàu

Hợp đồng ngoại thương là một chứng từ rất quan trọng trọng mua bán hàng hóa quốc tế. Hiện nay, có rất nhiều mẫu hợp đồng ngoại thương rất đầy đủ mà bạn có thể tìm kiếm trên mạng. Tuy nhiên, một số điểm trong hợp đồng mà bạn phải lưu ý là:

• Điều khoản về hàng hóa: tên hàng, mô tả, số lượng, đơn giá, quy cách đóng gói, …
• Điều kiện giao hàng theo Incoterms.
• Thời gian giao hàng.
• Thời hạn và phương thức thanh toán.
• …

Sau khi đã thỏa thuận và ký kết hợp đồng xong, bạn sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng cho đối tác. Tùy vào thời hạn và phương thức thanh toán đã thương lượng, bạn sẽ làm các thủ tục để trả tiền cho công ty xuất khẩu. Hiện nay, có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau và việc lựa chọn cách thức nào còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Do đó, hãy cân nhắc thật kỹ để đàm phán thời hạn và cách thức có lợi nhất cho cả hai bên.

Đối với việc book tàu, tùy thuộc vào điều kiện Incoterms mà người thuê tàu có thể là người xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới và chưa có kinh nghiệm trong việc thuê tàu thì lời khuyên của mình là hãy thông qua một công ty Forwarder, họ sẽ giúp bạn tìm kiếm một lịch tàu phù hợp trong thời gian nhanh nhất và chi phí tối ưu nhất.

Bước 5: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa

Bộ chứng từ sẽ bao gồm:

• Hợp đồng thương mại
• Vận đơn Bill of Lading / Vận đơn hàng không Airway Bill
• Hóa đơn thương mại
• Bảng kê chi tiết hàng hóa
• Giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có)
• Ngoài ra, tùy từng trường hợp sẽ có thêm một số giấy tờ khác như: Giấy chứng nhận chất lượng, Giấy xác nhận hun trùng, …

Bộ chứng từ gốc này thông thường sẽ do người bán gửi cho người mua sau khi hàng lên tàu tại cảng xếp hàng. Cần kiểm tra thật kỹ thông tin có trên các chứng từ, đảm bảo nó phải thống nhất với nhau. Bởi vì một sự sai khác trên chứng từ thôi cũng khiến lô hàng của bạn không được hưởng những ưu đãi về thuế quan nữa.

Bước 6: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Như đã đề cập ở bước 1, đối với một số mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành theo quy định của nhà nước thì bạn phải đăng ký sớm nhất có thể, tránh để trường hợp hàng về đến cảng rồi mà vẫn chưa đăng ký được, khiến hàng bị giữ ở cảng, không về kho theo đúng dự định.

Đối với hồ sơ và thủ tục đăng ký kiểm tra chuyên ngành, quy định của từng bộ ngành là khác nhau, nên bạn có thể tự tìm hiểu thông tư, nghị định của từng cơ quan để thực hiện cho đúng.

Bước 7: Truyền tờ khai Hải quan

Thông thường, sau khi có giấy báo hàng đến, bạn sẽ tiến hành truyền tờ khai Hải quan trên phần mềm ECUS5 VNACCS. Để truyền được trên đây, doanh nghiệp của bạn phải có chữ ký số và đăng ký chữ ký số với Tổng cục Hải quan. Về vấn đề khai truyền tờ khai, đây là vấn đề kỹ thuật, do đó, chỉ cần bạn làm nhiều thì sẽ quen.

Tốt nhất, khi mới bắt đầu truyền tờ khai, hãy hỏi kinh nghiệm của các anh chị đi trước, để thực hiện cho đúng, hoặc tham khảo các khóa học xuất nhập khẩu hải quan của các trung tâm về Xuất nhập khẩu – Logistics. Việc sai sót trong truyền tờ khai đôi khi sẽ khiến bạn bắt buộc phải hủy tờ khai hoặc kéo về để sửa, rất mất thời gian.

Sau khi khai báo, tờ khai của bạn sẽ được cấp số và phân luồng. Tùy thuộc vào việc tờ khai của bạn rơi vào luồng nào, lô hàng của bạn có thể không phải kiểm tra gì cả, hoặc chỉ phải kiểm tra giấy tờ, hoặc cả hai. Do việc khai hải quan này đôi khi khá rắc rối, nên nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn hình thức thông qua Forwarder để nhờ họ khai báo giúp mình.

Bước 8: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng (Delivery Order) là một chứng từ do hãng tàu hoặc công ty Forwarder phát hành để yêu cầu đơn vị đang giữ hàng ở cảng hay ở kho giao hàng cho chủ hàng. 

Khi đi lấy lệnh giao hàng, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• CMT hoặc hộ chiếu
• Giấy giới thiệu
• Vận đơn bản gốc có chữ ký và đóng dấu của lãnh đạo công ty
• Thông báo hàng đến

Đối với hàng cont, bạn cần phải hết sức lưu ý đến thời hạn miễn phí lưu cont. Nếu đã hết thời hạn, bạn cần phải đóng thêm tiền gia hạn lưu cont. Do đó, nếu bạn càng lâu lấy được hàng ra khỏi cảng thì phí lưu cont sẽ càng cao.

Bước 9: Chuẩn bị bộ hồ sơ Hải quan, nộp thuế, thông quan tại cảng

Như mình đã nói ở trên, sau khi truyền xong, tờ khai của bạn sẽ được phân luồng. Tùy thuộc luồng nào, hồ sơ cần thiết để làm thủ tục Hải quan cũng sẽ khác nhau. Cụ thể:

Đối với tờ khai luồng xanh

Lô hàng của bạn sẽ được thông quan mà không cần kiểm tra gì thêm. Nhiệm vụ của bạn chỉ là nộp thuế cho lô hàng, in tờ khai và làm thủ tục với Hải quan giám sát dưới cảng để kéo hàng về. Tuy nhiên, để dự phòng trường hợp bị hỏi, bạn vẫn nên chuẩn bị một số chứng từ cơ bản như Invoice, Packing list, Vận đơn, …

Đối với tờ khai luồng vàng

Khi rơi vào luồng này, Hải quan sẽ chỉ tiến hành kiểm tra hồ sơ của bạn mà không kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi đó, bộ hồ sơ của bạn sẽ gồm:

• Giấy giới thiệu người đến làm thủ tục Hải quan của doanh nghiệp
• Tờ khai Hải quan (in ra từ hệ thống)
• Hóa đơn thương mại
• Vận đơn
• Hóa đơn cước (trong một số trường hợp nhất định)
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
• Bản chính bản đăng ký kiểm tra chuyên ngành
• Một số chứng từ khác nếu có: Giấy chứng nhận chất lượng, Chứng nhận phân tích, Packing list, Sales contract, … dự phòng trường hợp Hải quan hỏi đến.

Vậy nếu tờ khai của bạn luồng vàng, thì sẽ có các trường hợp nào xảy ra?

• Nếu hồ sơ của bạn đầy đủ và chính xác: Hải quan sẽ cho thông quan, bạn làm tương tự như trên để đem hàng về kho
• Nếu hồ sơ của bạn thiếu thông tin, thông tin chưa rõ ràng, Hải quan sẽ yêu cầu bạn bổ sung hoặc giải trình. Nếu bạn bổ sung được thông tin hoặc giải thích được hợp lý thì Hải quan sẽ cho thông quan lô hàng của bạn
• Trường hợp xấu nhất, nếu Hải quan nghi ngờ lô hàng của bạn có vấn đề về trị giá hoặc mẫu mã, họ có thể báo cáo lên cấp trên để bẻ luồng tờ khai của bạn sang luồng đỏ. 

Đối với tờ khai luồng đỏ

Lô hàng có tờ khai luồng đỏ thì sẽ vừa bị kiểm tra hồ sơ, vừa bị kiểm tra thực tế hàng hóa. Nói chung, nếu rơi vào luồng này hoặc bị bẻ sang luồng này, bạn phải xác định mình sẽ mất thêm thời gian và chi phí.

Bước kiểm tra hồ sơ cũng tương tự như ở luồng vàng, nếu bạn thiếu thông tin gì Hải quan sẽ yêu cầu bạn kéo tờ khai về sửa cho đúng. Sau khi kiểm tra giấy tờ xong, hàng của bạn sẽ chuyển sang kiểm hóa. Mức độ kiểm tra lô hàng tùy thuộc vào sự đánh giá của Hải quan, có thể là 5%, 10% hoặc toàn bộ lô hàng.

Sau khi kiểm hóa xong, tờ khai sẽ được thông quan.

Tuy nhiên, bạn cần phải lưu ý nộp thuế cho lô hàng. Việc nộp thuế có thể được thực hiện ngay sau khi truyền tờ khai hoặc lúc làm thủ tục, miễn là trước khi thông quan kéo hàng về kho. Các loại thuế mà bạn thường phải nộp là:

• Thuế nhập khẩu
• Thuế tiêu thụ đặc biệt 
• Thuế bảo vệ môi trường
• Thuế giá trị gia tăng

Bước 10: Lấy hàng

Bạn chỉ được phép lấy hàng khi có Lệnh giao hàng và Tờ khai Hải quan đã thông quan. Bạn phải liên hệ được với các nhà xe vận tải nội địa, sắp xếp kho và thời gian để nhận hàng. Sau khi bộ nhận Operation hiện trường làm xong thủ tục thông quan và các thủ tục với Hải quan giám sát, họ sẽ đưa biên bản bàn giao cho lái xe để đưa hàng về kho của bạn.

Như vậy là đã kết thúc quy trình nhập khẩu một lô hàng. Nhìn chung, bạn phải qua khá nhiều bước mới nhập được hàng về, trong đó có những công đoạn rất phức tạp. Lời khuyên của mình là nếu bạn mới bắt đầu làm Xuất nhập khẩu, hãy qua một bên Forwarder, họ sẽ làm giúp bạn các nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ Hải quan, khi đó việc còn lại bạn cần làm sẽ đơn giản hơn rất nhiều.